ARHIVIRANJE DOKUMENTACIJE – Uređen arhivski depo

Arhiviranje dokumentacije je, pre svega, stvar poslovne higijene, a zatim i zakonska obaveza i uređena je Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti koji se primenjuje od 24.januara 2021. Arhiviranje dokumentacije se može realizovati samostalno, ili angažovanjem specijalizovane kompanije (outsource model).

Šta je Arhivski depo i gde se može dodatni saznati o uređenju?

Pravilnik o bližim uslovima za obezbeđenje odgovarajućeg prostora i opreme za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala (“Sl. glasnik RS”, br. 111/2021 – dalje: Pravilnik) stupio je na snagu 26.11.2021. godine. Pomenuti pravilnik uređuje bliže uslove za obezbeđenje odgovarajućeg prostora i opreme za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Arhivski depo je posebno izdvojena i opremljena prostorija u kojoj se čuvaju arhivska građa i dokumentarni materijal.

Stvaraoci i imaoci AG i DM obavezni su da arhivsku građu i dokumentarni materijal čuvaju u sređenom i bezbednom stanju do predaje nadležnom javnom arhivu, odnosno do isteka roka čuvanja.

Stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku osiguravaju trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku u skladu sa zakonom, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu. O čuvanju elektronske arhivske građe i dokumentarnog materijala možete pročitati u Uredbi o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku (“Sl. glasnik RS”, br. 107/2021).

Arhiviranje dokumentacije

Da li se dokumenta mogu čuvati i u kancelariji?

Stvaraoci i imaoci osim državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja i verskih zajednica, koji u toku kalendarske godine stvaraju ili imaju manje od 20 metara arhivske građe i dokumentarnog materijala, mogu arhivsku građu i dokumentarni materijal da čuvaju u svom poslovnom i kancelarijskom prostoru ukoliko taj prostor ima sledeće karakteristike: zaštićen je od direktnog delovanja sunčevog svetla, zidovi su čvrsti i suvi, sa izolovanim vodovodnim, kanalizacionim i cevima za centralno grejanje, sa ispravnim elektroinstalacijama, udaljen od izvora plamena, plina i lako zapaljivih materija, osiguran od neovlašćenog pristupa i u kojem temperatura po pravilu ne prelazi 25°C.

Stvaraoci i imaoci iz stava 1. ovog člana su obavezni da arhivsku građu i dokumentarni materijal čuvaju u odgovarajućim metalnim policama ili ormarima.

O čemu treba voditi računa prilikom formiranja arhivskog depoa?

Prilikom formiranja treba voditi računa da prostor ispunjava sledeće karakteristike:

  • Prostor je suv, prozračan zaštićen o prodora nadzemnih i podzemnih voda,
  • Treba da je udaljen od energetskih postrojenja, instalacija i vodova (plinskih, vodovodnihm kanalizacionih),
  • Zidovi – čvrsti, suvi, bez pukotina, otporni na vatru,
  • Nosivost poda odgovarajuća,
  • Podovi ravni, bez pragova i stepenica materijala otpornog na habanje, lako da se održava,
  • Ulazna ili pregradna vrata metalna ili drvena obložena metalom sa obe strane,
  • AG i DM treba da su zaštićen od direktnog uticaja sunčeve svetlosti,
  • grejanje isključivo centralno ili klima uređaji,
  • Zgrada – obavezna gromobranska instalacija,
  • Obavezni protiv požarni aparati za suvo gašenje,
  • Odgovarajuće police,
  • Uređaji za kontrolu temperature i vlažnosti vazduha.

Ukoliko dokumenta čuvate u kancelariji, vodite računa o sledećim karakteristikama:

  • Kancelarija treba da bude zaštićena od direktnog delovanja sunčevog svetla,
  • Zidovi čvrsti i suvi,
  • Sa izolovanim vodovodnim i kanalizacionim cevima za centralno grejanje,
  • Sa ispravnim elektroinastalacijama,
  • Udaljen od izvora plamena, plina i lako zapaljivih materija,
  • U kojem temperatura ne prelazi 25 stepeni.

 

ARHIVIRANJE DOKUMENTACIJE: 12 koraka do uređenog arhiva

Arhiviranje dokumentacije je, pre svega, stvar poslovne higijene, a zatim i zakonska obaveza i uređena je Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti koji se primenjuje od 24.januara 2021. Arhiviranje dokumentacije se može realizovati samostalno, ili angažovanjem specijalizovane kompanije (outsource model).

Arhiviranje dokumentacije

BITNE ODREDBE

Narodna skupština Republike Srbije ovim zakonom propisuje obavezu adekvatnog postupanja sa poslovnom dokumentacijom za sva pravna lica koja posluju na teritoriji Republike Srbije.

Svaki privredni subjekt je u obavezi da:

  1. obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala,
  2. odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom
  3. evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal,
  4. predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom
  5. osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu,
  6. vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu,
  7. dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini,
  8. pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i drugo,
  9. odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka,
  10. omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala,
  11. postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala,
  12. obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka

Arhiviranje dokumentacije

KAZNE

Za nepoštovanje navedenih obaveza koje se odnose na arhiviranje dokumentacije zaprećena je prekršajna kazna i to :

  • za pravno lice u iznosu od 50.000,00 do 2.000.000,00 dinara,
  • za odgovorno lice u privrednom društvu od 5.000,00 do 150.000,00 dinara.

ARHIVSKA KNJIGA – Da li ste predali nadležnom arhivu prepis arhivske knjige?

ARHIVSKA KNJIGA predstavlja opšti pregled celokupnog Dokumentarnog materijala jednog privrednog subjekta koji se vodi na propisanom formularu, a može biti i u elektronskoj formi.

Arhivska knjiga u elektronskoj formi
Primer obrasca arhivske knjige u elektronskoj formi.

Dragi prijatelji,

Ušli smo u April, a to je mesec koji sa sobom nosi i obaveze propisane Zakonom o arhivskoj​​ građi i arhivskoj delatnosti (“Sl. glasnik RS”, br. 6/2020). Ukoliko pretražite naš sajt, videćete puno informacija i tumačenja koja se odnose na ovaj zakon, pa se nećemo ponavljati. Danas se bavimo jednom od najbitnijih stvari a to je ARHIVSKA KNJIGA.

DA SE PODSETIMO BITNIH POJMOVA

Zakon definiše i reguliše dva veoma bitna pojma:

  • Dokumentarni materijal i
  • Arhivsku građu.

Dokumentarni materijal predstavlja celinu dokumenata ili zapisa, u izvornom ili reprodukovanom obliku, bez obzira na formu beleženja (npr. štampani materijal, elektronska forma) nastalih ili primljenih delovanjem i radom:

  1. državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave,
  2. ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja,
  3. privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost,
  4. verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica.

Arhivska građa predstavlja izdvojeni deo iz Dokumentarnog materijala, koji je nastao radom i delovanjem istih onih subjekata kao i kod Dokumentarnog materijala, ali koji je od trajnog značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, zbog čega se trajno čuva.

The Why, When and How of Content Archiving - DivvyHQ

ARHIVSKA KNJIGA, PO ZAKONU

Zakon nameće obavezu vođenja Arhivske knjige na godišnjem nivou. Arhivska knjiga predstavlja opšti pregled celokupnog Dokumentarnog materijala jednog subjekta, koja se vodi na propisanom formularu koji je dostupan, a može biti i u elektronskoj formi.

Obzirom da je Zakon u primeni od 2. februara 2021. godine, postoji obaveza dostavljanja prepisa Arhivske knjige nadležnom arhivu (član 9. Zakona) i to najkasnije do 30. aprila 2022. godine za Dokumentarni materijal nastao u 2021. godini.

Ove godine je rok, zbog praznika, pomeren na 3. maj 2023. i to za Dokumentarni materijal koji je nastao u 2022. godini.

Takođe, sva pravna lica i drugi Stvaraoci Dokumentarnog materijala koji do sada nisu uredno vodili arhivsku knjigu, biće dužni da retroaktivno sačine istu od dana osnivanja i dostave njen prepis nadležnom javnom arhivu.

KAKO DA ZNATE KOJI JE ARHIV NADLEŽAN ZA VAŠU ORGANIZACIJU

Najčešće pitanje koje dobijamo je: „Kom arhivu treba da dostavim prepis arhivske knjige?“

Privredna društva svoj prepis Arhivske knjige za 2022. godine dostavljaju nadležnom arhivu početkom 2023. godine, odnosno najkasnije do 3. maja 2023. godine. Postavlja se pitanje, međutim, koji je to „nadležni arhiv“ u odnosu na sedište firme tj. Stvaraoca Dokumentarnog materijala?

Pretpostavimo da imamo kompaniju registrovanim sedištem u Beogradu i drugu kompaniju sa sedištem u Novom Sadu neophodno je naglasiti da one prepis arhivske knjige ne dostavljaju istom arhivu.

Odgovor na ovo pitanje nalazi se u dokumentu Rešenje o utvrđivanju teritorije arhiva (“Sl. glasnik RS”, br. 7/96) kojim je uređena mesna nadležnost svakog arhiva.

Rešenje dostupno na sajtu Ministarstva kulture i informisanja Republike Srbije, pa se možemo vratiti na naš primer:

  1. Kompanija sa sedištem u Beogradu se nalazi na teritoriji za koju je zadužen Istorijski arhiv grada Beograd,
  2. Dok će kompanija sa sedištem u Novom Sadu kopiju svoje arhivske knjige predati Arhivu grada Novog Sada.

O samoj arhivskoj knjizi smo govorili na prethodna dva seminara koje je organizovao Centar za razvoj arhivskih tehnologija, tako da sve informacije o izgledu kao i uputstvo za vođenje Arhivske knjige možete pronaći u prezentacijama sa seminara.

PODSETNIK

Bez obzira na trenutnu nemogućnost Arhiva da zbog kapaciteta izvrši kontrolu, savetujemo svim kompanijama i organizacijama da:

  • Ukoliko to već nisu, utvrde koji im je nadležni arhiv u odnosu na registrovano sedište,
  • Ukoliko to već nisu, izvrše registraciju kod nadležnog arhiva i dobiju saglasnost arhiva na Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja,

A da nakon toga najkasnije do 3. maja 2023. godine:

  • Dostave prepis Arhivske knjige nadležnom arhivu, potpisan od strane lica imenovanog odlukom kao odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u privrednom društvu.

Na ovaj način izbeći će kršenje obaveze dostavljanja prepisa Arhivske knjige nadležnom arhivu, za koje je Zakon propisao novčanu kaznu u iznosu od:

  • 000 do 2.000.000 dinara za pravno lice,
  • 000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu.