Arhiviranje dokumentacije je, pre svega, stvar poslovne higijene, a zatim i zakonska obaveza i uređena je Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti koji se primenjuje od 24.januara 2021. Arhiviranje dokumentacije se može realizovati samostalno, ili angažovanjem specijalizovane kompanije (outsource model).
BITNE ODREDBE
Narodna skupština Republike Srbije ovim zakonom propisuje obavezu adekvatnog postupanja sa poslovnom dokumentacijom za sva pravna lica koja posluju na teritoriji Republike Srbije.
Svaki privredni subjekt je u obavezi da:
- obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala,
- odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom
- evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal,
- predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom
- osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu,
- vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu,
- dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini,
- pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i drugo,
- odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka,
- omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala,
- postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala,
- obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka
KAZNE
Za nepoštovanje navedenih obaveza koje se odnose na arhiviranje dokumentacije zaprećena je prekršajna kazna i to :
- za pravno lice u iznosu od 50.000,00 do 2.000.000,00 dinara,
- za odgovorno lice u privrednom društvu od 5.000,00 do 150.000,00 dinara.
ARHIVIRANJE DOKUMENTACIJE: 12 koraka do uređenog arhiva