Savremeni biznis modeli, najčešće vođeni idejom smanjenja troškova prethodnih godina kreirale su outsource model za gotovo svaku granu biznisa gde je brigu o poslu potrebno poveriti profesionalcima i na taj način optimizovati proces rada i smanjiti rizik. Fizičko čuvanje dokumentacije predstavlja jedan od pomenutih modela.

Fizicko cuvanje dokumentacije

Fizičko čuvanje dokumentacije / Archive Management Services (AMS)

Fizičko čuvanje dokumentacije ili Archive Management Services (AMS) predstavlja niz servisa koji vam daje mogućnost da brigu o sopstvenoj dokumentaciji i njenom čuvanju i uređivanju poverite nama.

Na ovaj način, svoj kancelarijski prostor koristite za neke druge potrebe i da smanjujete vreme koje  je potrebno da bi pronašli odgovarajući dokument.

Ugovorom koji potpisujemo, takođe delegirate rizik i nemate odgovornost prema bilo kakvoj inspekcijskoj kontroli od strane nadležnog arhiva.

Kako funkcioniše proces AMS-a?

Prvim delom procesa smatra se PREUZIMANJE I TRANSPORT poslovne dokumentacije sa lokacije klijenta do depoa uz obavezan zapisnik o preuzimanju.

Fizicko cuvanje dokumentacije

 

Pod pojmovima PREUZIMANJE I TRANSPORT smatra se put dokumentacije od klijenta do arhivskog depoa. Svaki zahtev za dopunu dokumentacije realizuje se najkasnije 24 časa od trenutka podnošenja zahteva za dopunu dokumentacije.

INVENTAR I KLASIFIKACIJA su jako bitni delovi procesa koji uključuju sređivanje, indeksiranje,  klasifikaciju i unošenje arhive prema potrebama klijenta u DocSC e-Arhiv sistem koji se bavi svim aktivnostima vezanim za arhivsku dokumentaciju.

PAKOVANJE znači vakumsku zaštitukompletne dokumentacije u plastični omotač radi njihove zaštite od vlage, prašine, insekata i neovlašćenog pristupa dokumentu.

Glavni i najvažniji deo procesa je ČUVANJE DOKUMENTACIJE. U našem arhivskom depou nalaze se kutije sa jedinstvenim identifikacionim brojevima koji omogućuju efikasno pronalaženje traženih dokumenata.

Korisnici koji su određeni za to mogu izvršiti POTRAŽIVANJE / WEB PRISTUP DOKUMENTIMA.  Ovaj deo procesa znači da će klijent traženi dokument imati za najviše 15 minuta elektronskom dostavom. Originalni dokument se na teritoriji Beograda dostavlja za najviše 120 minuta, dok je pomenuto vreme za teritoriju Srbije najkasnije 24 časa od zahteva. Nakon povraćaja dokumenata od strane klijenta, isti se vraća na svoje prethodno mesto i nastaje zapis o potraživanju / povraćaju istog. Nadležni u kompaniji mogu imati informaciju koja se tiče svih aktivnosti.

Dozvolu za pristup sistemu za upravljanje arhivom u Document Storage Center sistemu imaju samo ovlašćeni korisnici koje klijent odabere. Pristup sistemu je moguće izvršiti sa bilo koje platforme i lokacije  24/7/365.