Pod pojmom upravljanja digitalnom dokumentacijom podrazumeva se upravljanje elektronskim dokumentima kao i upravljanje elektronskim arhivima. Rešenje DocSC e-ARhiv sigurno spada u jedno od najsavremenijih.
Potreba za elektronskim upravljanjem
Skup raličitih formata dokumenata na različitim medijima je svakako rezultat poslovnih aktivnosti preduzeća i organizacijama. Ovde se prvenstveno misli na:
- poslovnu dokumentaciju,
- projektnu dokumentaciju,
- klasična pošta,
- elektronska pošta,
- zvučni i video zapisi,
- faksovi,
- dokumenti sistema upravljanja,
- ugovori i sl.
Sva ova dokumentacija nalazi se u svom izvornom obliku, i veoma često je nesortirana i neodgovarajuće skladištenja. Otuda i potreba da se upravlja, pre svega arhivom (Records & Informations Management) a zatim i elektronskom dokumentacijom (Documents Management).
Prednosti elektronskog upravljanja
Neophodno je potragu za potrebnim informacijama i celim projektima koja je sada spora, nekomforna i u velikom broju slučajeva uzaludna učiniti efikasnijom. Svedoci smo vremena gde se sve više dokumentacije u poslednje vreme stvara originalno u elektronskom obliku. Potreba da se ova dokumentacija funkcionalno poveže sa postojećom dokumentacijom u papirnom obliku je svakako ne samo potreba nego i neophodnost u savremenom poslovanju.
Postojeće stanje svakako stvara ozbiljno velike gubitke a ponekad i trajno propadanje bitnih podataka. Iracionalno trošenje ljudskih resursa, vremena i kapaciteta nije potrebno ni pominjati.
Records & Informations Management
Dostupan kroz opciju kupovine ili iznajmljivanja DocSC e-ARhiv software (software as a service) za upravljanje zapisima i informacijama koji Document Storage Center nudi svojim klijentima je najsavremenije rešenje koje je funkcionalno i radi na apsolutno svim platformama i uređajima. Servis omogućava klijentu slanje, primanje i upravljanje svim elektronskim i skeniranim dokumentima.
Ovaj servis kompletira portfolio apsolutnog outsource koncepta fizičkog čuvanja dokumentacije dok klijent na taj način dobija kompletnu usllugu, koja je prilagođena potrebama i zahtevima a u skladu je sa korporativnom strategijom.
Prednosti ovog sistema su:
- Jednostavan pristup svim delovima arhive,
- Neograničen broj korisnika može koristiti dokumente u isto vreme,
- Mogućnost izrade svih vrsta izveštaja,
- Nadzor na pristupom servisu i aktivnostima korisnika,
- Dodatna bezbednost dokumenata kroz kreiranje kopija i originala.
Documents Management
Servis za elektronsko upravljanje dokumentacijom predstavlja sistem koji prati celokupan životni ciklus dokumenata – od stvaranja do arhiviranja / uništenja. Ovo je sastavni deo digitalne transformacije svake kompanije koji je prvenstveno namenjen podizanju efektivnosti i profita a smanjenjenju operativnih troškova. Prateći savremene trendove poslovanja Document Storage Center svojim korisnicima nudi najsavremeniji servis za upravljanje dokumentacijom koji je dostupan u InHouse instalaciji kao i kao SaaS rešenje.
Osnovne funkcije sistema su:
- Organizacija dokumentacije,
- Kreiranje logičkih grupa dokumentacije,
- Upravljanje životnim ciklusom dokumenata,
- Kreiranje toka upravljanja dokumentaom,
- Mogućnost digitalizacije,
- Mogućnost indeksiranja,
- Mogućnost OCR-ovanja,
- Mogućnost digitalnog potpisivanja,
- Distribuciju dokumentacije,
- Mogućnost horiznotalnih / vertikalnih / digitalnih odobrenja,
- Arhiviranje dokumenata,
- Razmena i deljenje dokumentacije,
- Kolaboracija više učesnika,
- Definisanje poslovnih procesa koji se odnose na dokument,
- Automatizaciju procedura (WorkFlow),
- Kreiranje zapisa koji nastaju u radu sa dokumentacijom,
- Obaveštenja o događanjima u sistemu.