Termini i definicije koji se odnose na arhiviranje prema aktuelnom Zakonu o Arhivskog građi i arhivskoj delatnosti su: arhivska građa, dokumentarni materijal, dokument i arhivska knjiga.
ARHIVSKA GRAĐA
Arhivska građa kao dokumentarni materijal koji se trajno čuva je odabrani izvorni, a u nedostatku izvornog i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica kao i drugih pravnih ili fizičkih lica a od trajnog su značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti bez obzira na to kada i gde su nastali i da se nalaze u ustanovama zaštite kulturnih dobara ili van njih.
ARHIVSKA GRAĐA U ELEKTRONSKOM OBLIKU
Arhivska građa u elektronskom obliku u je arhivska građa koja je izvorno nastala u elektronskom obliku, i aktuelan zakon je prvi put kao takvu uvodi u pojam “Termini i definicije”.
DOKUMENTARNI MATERIJAL
Dokumentarni materijal predstavlja celinu dokumenta ili zapisa nastalih ili primljenih delovanjem i radom subjekta u izvornom ili reprodukovanom obliku dokumenta bez obzira na formu i format beleženja kao i propisane evidencije o njemu
DOKUMENTARNI MATERIJAL U ELEKTRONSKOM OBLIKU
Dokumentarni materijal u elektronskom obliku u elektronskom obliku je dokumentarni materijal koji je izvorno nastao u elektronskom obliku.
DOKUMENT
Dokument je zapis bilo koje vrste oblika i tehnike izrade koji sadržajem, ili kontekstom i strukturom pruža dokaz o aktivnosti koju pravno fizičko lice preduzima, obavlja ili zaključuje tokom svoje delatnosti ili lične aktivnosti.
Dokument mora biti:
- Autentičan,
- Verodostojan,
- Celovit,
- Upotrebljiv.
STVARALAC ARHIVSKE GRAĐE I DOKUMENTARNOG MATERIJALA
Stvaralac arhivske građe i dokumentarnog materijala i dokumentarnog materijala je pravno ili fizičko lice čijim delovanjem nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal – stvaralac.
IMALAC ARHIVSKE GRAĐE I DOKUMENTARNOG MATERIJALA
Imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala je, prema aktuelnom zakonu u delu “Termini i definicije” nosilac prava na arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu (vlasnik odnosno imalac drugog stvarnog prava ili strana u obligacionom odnosu ) ili svako drugo (pravno ili fizičko) lice koje na bilo koji način i po bilo kom osnovu ima državinu nad njom – imalac.
PREVENTIVNA ZAŠTITA
Preventivna zaštita je niz mera i postupaka kojima se usporava prirodno propadanje, umanjuje ili spečava oštećenje arhivske građe dejstvom fizičkih, hemijskih i bioloških uzročnika, prirodnih sila i nepogoda, požara i eksplozija, katastrofa, kvarova na instalacijama, usled nepravilnog transporta, vandalizma i neadekatnog obezbeđenja od krađe i drugih uzročnika, prirodnih sila i nepogoda, požara, eksplozija, katastrofa kvarova na instalacijama usled nepravilnog transporta, vandalizma i neadekvatnog obezbeđenja od krađe i dr.
ARHIVSKA KNJIGA
Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca i imaoca.
