Povodom čestih ponuda za kupovinu tzv. „softvera za elektronsku arhivu”
U poslednje vreme veliki broj pravnih subjekata širom Srbije prima komercijalne ponude privatnih firmi koje se predstavljaju kao obavezni ili preporučeni pružaoci softverskih rešenja za „elektronsku arhivu”. Ovakvi nastupi neretko stvaraju konfuziju među stvaraocima i imaocima dokumentarnog materijala, jer se u ponudi često ističe da je kupovina softvera zakonska obaveza ili preduslov za usklađenost sa propisima.
Ovo nije tačno.
Upravo zato je potrebno jasno razgraničiti šta zakon zaista zahteva, a šta su marketinške poruke komercijalnih subjekata.
Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (Sl. glasnik RS 6/2020) jasno su definisane obaveze stvaraoca i imaoca dokumentarnog materijala — evidentiranje, označavanje, klasifikovanje, datiranje i obezbeđivanje pravilnog čuvanja dokumentacije. Međutim, nigde ne postoji obaveza kupovine privatnog softverskog rešenja radi „trajnog čuvanja elektronske arhive” niti bilo kakva vrsta nametnute kupovine komercijalnih proizvoda.
Pojedine firme u svojim ponudama navode da je korišćenje njihovog softvera neophodno kako bi se obezbedilo trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno migriranje i predaja nadležnim javnim arhivima. Prema stručnoj preporuci koju je izdala Radna grupa Službe zaštite dokumentarnog materijala ван архива при Архивистичком друштву Србије, ove tvrdnje su neispravne, a nametanje obaveze kupovine softvera predstavlja vid uznemiravanja i dovođenja korisnika u zabludu.
Važno je naglasiti i razliku između sistema elektronskog upravljanja dokumentima (DMS) i sistema za elektronsko arhiviranje. Većina ponuđenih komercijalnih rešenja zapravo obuhvata samo DMS funkcionalnosti koje nemaju veze sa zakonski propisanim postupkom arhivskog čuvanja. Zbog toga se organizacijama savetuje poseban oprez prilikom razmatranja takvih ponuda.
Konačno, kao najvažniju poruku ističemo preporuku nadležnih arhiva: svi stvaraoci i imaoci arhivske građe trebalo bi da se isključivo obraćaju svojim nadležnim javnim arhivima za sva pitanja u vezi sa elektronskom arhivom, tumačenjem obaveza i dobijanjem zvaničnih informacija. Samo arhivi mogu da pruže validno, stručno i pravno zasnovano tumačenje zakonskih zahteva i procedura.
U nastavku objave prenosimo kompletno saopštenje Radne grupe Arhivističkog društva Srbije kao zvaničan dokument od javnog značaja kojidodatno pojašnjava sve navedeno i pruža smernice pravnim licima kako da postupaju u skladu sa zakonima.
