Da li ste nekada izračunali koliko vremena, poslovnog prostora i novca trošite na organizaciju svoje poslovne dokumentacije i arhiva i da li je sve to usklađeno sa aktuelnim zakonom?
Zašto je skladištenje arhivske dokumentacije važno za efikasno poslovanje?
Outsource skladištenje dokumentacije oslobađa poslovni prostor, smanjuje troškove i obezbeđuje potpunu kontrolu nad arhivom u skladu sa zakonom.
Outsourcing arhive: racionalan i kontrolisan model
- Oslobađanje značajnog broja kvadratnih metara u poslovnom prostoru
- Smanjenje internih troškova skladištenja i održavanja
- Uklanjanje potrebe za opremom, policama i dodatnim osobljem
- Standardizovano upravljanje dokumentima i jasna evidencija
- Kontrolisani uslovi čuvanja i praćenje kretanja svakog dokumenta
Kako funkcioniše proces preuzimanja arhive
- Procena stanja dokumentacije i obima građe
- Preuzimanje arhive sa vaše lokacije
- Klasifikacija i obeležavanje prema standardu
- Skladištenje u kontrolisanom arhivskom centru
- Evidencija i praćenje kretanja građe
Na zahtev, dokument može biti privremeno izdat, dostavljen ili digitalizovan u definisanom roku.
Kontrola pristupa i sigurnosni protokoli
- Ograničen fizički pristup arhivskim zonama
- Digitalna evidencija svakog preuzimanja dokumenta
- Kontrola temperature i vlage
- Video i fizički nadzor
- Čuvanje u skladu sa propisanim rokovima
Zakon i odgovornost privrednog subjekta
Za neadekvatno čuvanje, uništavanje ili nepovođenje evidencije arhive, predviđene su novčane kazne. Uobičajeni raspon:
| Subjekt | Iznos |
|---|---|
| Pravno lice | 50.000 – 2.000.000 RSD |
| Odgovorno lice | 5.000 – 150.000 RSD |
Napomena: Proverite aktuelan tekst propisa i podzakonske akte.
Zašto Document Storage Center?
- Namensko arhivsko skladište
- Standardizovan proces obeležavanja i evidencije
- Usklađenost sa važećim propisima
- Dostupnost dokumentacije na zahtev
- Predvidivi troškovi i oslobađanje poslovnog prostora
Zaključak
Premeštanjem arhive u namenski arhivski centar stičete operativnu efikasnost, kontrolu i dugoročnu stabilnost upravljanja dokumentima.